Assistente Administrativo – Comercial

Descrição Sumária: Atuar no suporte administrativo e operacional da área Comercial de Patrocínios, conduzindo e acompanhando os processos relacionados à formalização de contratos, organização de documentos, atualização de sistemas, controle de prazos e acompanhamento operacional das contrapartidas dos patrocinadores. Organizar os fluxos de informações, acompanhar as demandas junto às áreas internas e manter os controles atualizados, contribuindo para a eficiência dos processos de preparação, realização e pós-evento. A gestão comercial dos patrocinadores, as negociações e a responsabilidade pelo cumprimento das entregas e contrapartidas contratadas permanecem sob responsabilidade das Consultoras e da Gestora da área. Principais Atividades: 1. Formalização e controles comerciais: Apoiar os processos de formalização de contratos, solicitando e conferindo documentos, acompanhando assinaturas e organizando os arquivos digitais. Atualizar sistemas comerciais, CRM, planilhas e controles internos, mantendo organizadas as informações cadastrais, contratuais e financeiras dos patrocinadores. Acompanhar pendências documentais e administrativas, encaminhando-as às responsáveis. 2. Acompanhamento dos processos e contrapartidas: Organizar e acompanhar os controles das contrapartidas previstas nos contratos de patrocínio. Solicitar e acompanhar o recebimento de materiais, informações e documentos necessários à execução das entregas. Monitorar prazos, atualizar checklists e sinalizar pendências, inconsistências ou atrasos às Consultoras e à Gestora. Apoiar a organização das informações necessárias para a execução das contrapartidas pelas áreas responsáveis. 3. Interface com patrocinadores e áreas internas: Realizar contatos operacionais com patrocinadores para solicitação de documentos, informações e materiais. Compartilhar orientações e informações previamente estabelecidas pela equipe. Articular o fluxo de informações entre patrocinadores, Marketing, Eventos e demais áreas envolvidas.Receber e encaminhar dúvidas, solicitações e demandas comerciais às Consultoras responsáveis. 4. Suporte à preparação e realização dos eventos: Organizar e atualizar os controles e checklists relacionados à participação dos patrocinadores nos eventos. Apoiar a organização de materiais, documentos e informações necessários à execução das atividades. Acompanhar o andamento das demandas junto às áreas envolvidas, comunicando eventuais pendências às responsáveis. 5. Organização do pós-evento: Reunir e organizar fotos, registros e comprovantes das contrapartidas realizadas. Consolidar informações e documentos para subsidiar os relatórios de comprovação das entregas. Apoiar o encaminhamento de materiais e informações aos patrocinadores, conforme orientação da equipe. Manter atualizados os registros e históricos das entregas. Formação e Experiência: Desejável cursar superior em Administração, eventos ou áreas afins. Experiência mínima de 1 ano. Excel/Google Planilhas; Pacote Office/Google Workspace. Organização e gestão de documentos e arquivos digitais; Familiaridade com CRM e sistemas comerciais; Conhecimento de processos administrativos comerciais. Desejável experiência com contratos e/ou eventos.; Desejável conhecimento de plataformas de assinatura eletrônica, como DocuSign; Habilidade na elaboração e atualização de controles e relatórios.